经理|用19个关键点，解析项目管理流程( 三 )

项目沟通的关键要素包含：谁通知、谁接收、通知内容、通知频次、通知方式。沟通方式大家都应该接触过，可根据任务重要紧急程度自行选择方式和频次。比如：

邮件：较为正式，但及时性较差。可作为项目进度的存档，便于后续的追溯。
站会：基本是项目执行人员参与，每日站会可快速了解当前进度、今日计划、当前风险等情况。可结合甘特图使用。
日报：可根据项目阶段调整报告频次。前期变化较多时可日报、周报，项目平稳后可改为月报或关键节点报告。
例会：和站会相似，一般会有干系人参与，在会上报告项目的进度、风险、计划等。常见为月例会或季度会议。

4. 制定预算在“常规迭代产品”类型的项目中较少涉及成本和预算概念，但是“自研产品启动”和“定制产品启动”时一定会核算成本，评估成本和收益之间的比重，估算结果是入不敷出，那项目也就黄了。
以估算的成本为依据制定预算——各事项需要什么资源，多少资源。制定预算细则是为了：

保障实施项目所需资源能够落实；
避免资源使用不当的情况发生；
有效控制实际成本和预算之间的差额；
确保项目任务和资源使用的一致性。

这里的成本、收益、预算的形式是多种多样的，可以是时间、人力、资金、物料等。制订预算需要符合实际情况；描述清晰且具体；涵盖所有活动。具体编制每个项目都不一样。
5. 采购计划不是每个项目都需要采购，涉及到使用公司外部资源才会有采购介入，包含但不限于是软件应用、硬件设备、咨询服务、人力外包等。
我们在本环节的主要任务是列出需要采购的详细清单，至于如何采购，应交由公司的采购人员处理。
6. 风险控制风险的存在不以我们的主观意志而转移，风险控制就是预测潜在的各类风险并提供应对措施。控制风险的准备工作应该怎么做呢？

识别风险：根据事项类型建立并不断完善风险项清单，可从其他项目移植经验。注意标记风险可能的触发点。
风险定级：评估不同风险项的重要程度和影响范围，从而帮助更好的建立预警和处理机制。
应对风险：提前预设对应风险项的解决方案，分为风险发生前的潜在风险应对和风险发生后的处理举措。

最重要的还是规避风险，要及时识别，及时预警，及时处理。
常见风险类别包含：流程、计划、人员、沟通、需求、技术、其他等。在《请查收：好用的PRD教程》文章中“4、PRD组成 – 概要部分 – 项目风险”详细描述了风险项，可前往查阅。
请查收 | 好用的PRD教程
03 执行任务合理的“制定计划”创造了良好的项目实施环境，环境的保持则需要“任务执行”来维护。任务执行是指协调人员和资源，按照计划来管理项目的执行活动。任务具体执行不做过多解释。
从管理角度看，本环节要做到：资源调配、团队管理、沟通管理……

文章插图
1. 资源调配经过“制定预算”明确了执行所需的资源，在执行中要做的就是合理配置资源。资源调配不等于资源发放，需要全面了解配置情况、到位情况、发放情况、使用情况……
在软件项目中常见资源比如：外部软件平台（第三方账号申请情况）、人力（项目新增成员到位情况）、硬件设备（服务器到位情况）等。结合任务特性和进度规划中所在位置，提前安排即可。
资源在某环节出现异常后，要及时预警和变更调整。涉及风险管控、变更管控、质量管控，在下面详细讲解。